Hồ sơ người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh từ 01/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, quy định về hồ sơ người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh có những nội dung mới mà người lao động, kế toán và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, nhất là đối với cá nhân khác không nơi nương tựa do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng.

Căn cứ chính gồm khoản 6 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC và quy định về đăng ký thuế tại Thông tư 90/2026/TT-BTC. Thông tư 87/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 và thay thế Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Dưới đây là hồ sơ cần chuẩn bị theo từng trường hợp.

1. Hồ sơ người phụ thuộc là con

Hồ sơ đối với con được phân chia cụ thể theo quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc cũng như tình trạng của người con.

Con đẻ

Hồ sơ gồm:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con; hoặc
• Bản chụp quyết định về việc nhận cha, mẹ, con hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha, mẹ với con;
• Bản chụp thẻ Căn cước của con nếu con đã được cấp Căn cước.

Con nuôi

Người nộp thuế cần chuẩn bị:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con;
• Bản chụp thẻ Căn cước nếu con đã được cấp;
• Bản chụp Quyết định công nhận hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Con riêng của vợ hoặc chồng

Hồ sơ gồm:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con;
• Bản chụp thẻ Căn cước của con nếu đã được cấp;
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh mối quan hệ với con riêng của vợ hoặc chồng.

Con từ đủ 18 tuổi là người khuyết tật hoặc mất năng lực hành vi dân sự

Ngoài hồ sơ chứng minh quan hệ cha, mẹ với con tương ứng với từng trường hợp nêu trên, cần bổ sung:

• Bản chụp giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự theo quy định; hoặc
• Bản chụp giấy xác nhận khuyết tật theo pháp luật về người khuyết tật.

Con đang đi học

Đối với con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề; kể cả con từ đủ 18 tuổi đang học bậc phổ thông và thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12, ngoài hồ sơ chứng minh quan hệ với con cần có thêm một trong các giấy tờ:

• Bản chụp thẻ sinh viên;
• Bản khai có xác nhận của nhà trường;
• Hoặc giấy tờ khác chứng minh con đang theo học tại cơ sở giáo dục phù hợp.

Lưu ý: Với một số nhóm người phụ thuộc có điều kiện về thu nhập, mức thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn theo Thông tư 87/2026/TT-BTC hiện là không vượt quá 3 triệu đồng/tháng.

2. Hồ sơ người phụ thuộc là vợ hoặc chồng

Đối với người phụ thuộc là vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm:

• Bản chụp thẻ Căn cước;
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh được quan hệ vợ chồng.

Người nộp thuế cũng cần kiểm tra đầy đủ các điều kiện xác định người phụ thuộc theo quy định về giảm trừ gia cảnh trước khi đăng ký.

3. Hồ sơ người phụ thuộc là cha, mẹ

Tùy quan hệ cụ thể, giấy tờ chứng minh đối với cha mẹ có sự khác nhau.

Cha đẻ, mẹ đẻ

Hồ sơ gồm:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha hoặc mẹ;
• Bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế; hoặc
• Quyết định nhận cha, mẹ, con hay văn bản khác của cơ quan có thẩm quyền xác định quan hệ cha mẹ với con.

Cha nuôi, mẹ nuôi

Cần có:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ;
• Bản chụp Quyết định công nhận hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng

Hồ sơ gồm:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha hoặc mẹ;
• Bản chụp Giấy khai sinh của vợ hoặc chồng người nộp thuế;
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh quan hệ vợ chồng.

Cha dượng, mẹ kế

Hồ sơ cần có:

• Bản chụp thẻ Căn cước;
• Bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế;
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ vợ chồng giữa cha dượng với mẹ đẻ hoặc giữa mẹ kế với cha đẻ của người nộp thuế.

4. Cá nhân khác không nơi nương tựa do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng

Đây là nội dung kế toán và người lao động cần đặc biệt chú ý từ 01/7/2026.

Nhóm này có thể bao gồm:

• Anh ruột, chị ruột, em ruột;
• Ông nội, bà nội;
• Ông ngoại, bà ngoại;
• Cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột;
• Cháu ruột;
• Người khác mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định pháp luật.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ gồm:

• Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc;
• Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng theo mẫu của pháp luật về quản lý thuế;
• Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc;
• Giấy tờ chứng minh người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng người phụ thuộc theo pháp luật, nếu có.

Mẫu bảng kê hiện hành là mẫu số 07/XN-NPT-TNCN ban hành kèm Thông tư 90/2026/TT-BTC.

Điểm mới rất quan trọng từ 01/7/2026

Khoản 2 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định cá nhân khác không nơi nương tựa thuộc nhóm này phải là cá nhân đang sống cùng người nộp thuế, đồng thời người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo các Điều 104, 105 và 106 Luật Hôn nhân và gia đình và các quy định pháp luật liên quan.

Đây là điểm cần chú ý khi so sánh với quy định trước đây. Theo hồ sơ chứng minh áp dụng dưới Thông tư 111/2013/TT-BTC, quy định cũ có cách xử lý cả trường hợp người phụ thuộc không sống cùng người nộp thuế, khi đó có thể phải có bản tự khai được UBND cấp xã nơi người phụ thuộc cư trú xác nhận về việc người đó không có ai nuôi dưỡng.

Vì vậy, từ 01/7/2026, bộ phận kế toán hoặc nhân sự khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký người phụ thuộc thuộc nhóm “cá nhân khác không nơi nương tựa” nên kiểm tra kỹ điều kiện sống cùng người nộp thuế, thay vì chỉ kiểm tra giấy tờ chứng minh quan hệ như trước đây.

5. Hồ sơ người phụ thuộc không có khả năng lao động

Đối với người phụ thuộc thuộc trường hợp không có khả năng lao động, ngoài bộ hồ sơ chứng minh quan hệ tương ứng với các nhóm con, vợ/chồng, cha mẹ hoặc cá nhân khác trực tiếp nuôi dưỡng, người nộp thuế phải bổ sung giấy tờ chứng minh người phụ thuộc có:

Tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.

Việc xác định tỷ lệ suy giảm khả năng lao động phải thực hiện theo quy định của pháp luật.

6. Người phụ thuộc của cá nhân cư trú là người nước ngoài

Trường hợp cá nhân cư trú là người nước ngoài không có được bộ hồ sơ tương ứng như các trường hợp nêu trên thì có thể sử dụng tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Các tài liệu này phải bảo đảm:

• Chứng minh người được đăng ký đáp ứng điều kiện là người phụ thuộc;
• Chứng minh được mối quan hệ giữa người nộp thuế với người phụ thuộc.

7. Ủy quyền cho công ty đăng ký người phụ thuộc cần mẫu gì?

Trường hợp người lao động ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho bản thân hoặc người phụ thuộc, hồ sơ sử dụng:

• Văn bản ủy quyền đăng ký thuế mẫu số 41/UQ-ĐKT;
• Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN nếu thuộc trường hợp cá nhân khác không nơi nương tựa phải trực tiếp nuôi dưỡng;
• Các giấy tờ khác xác định người phụ thuộc theo pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.

Quy định cụ thể về trường hợp ủy quyền nằm tại tiết b.2.2 điểm b khoản 1 Điều 21 Thông tư 90/2026/TT-BTC.

Cơ quan chi trả thu nhập sau đó có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký của người phụ thuộc vào mẫu tương ứng gửi cơ quan thuế và lưu giữ hồ sơ đăng ký thuế để cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra.

8. Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Hồ sơ chủ yếu sử dụng bản chụp

Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC sử dụng phổ biến yêu cầu bản chụp đối với các giấy tờ như Giấy khai sinh, Căn cước, Giấy chứng nhận kết hôn và giấy tờ chứng minh quan hệ.

Con đã có Căn cước thì cần lưu ý bổ sung

Đối với con đẻ, con nuôi hoặc con riêng, khi con đã được cấp Căn cước thì hồ sơ theo từng trường hợp có yêu cầu bản chụp thẻ Căn cước.

Giấy tờ chứng minh quan hệ rất quan trọng

Tùy từng đối tượng, quan hệ với người phụ thuộc phải được chứng minh thông qua Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, quyết định nhận cha mẹ con, quyết định nuôi con nuôi hoặc giấy tờ tương đương của cơ quan có thẩm quyền.

Người nộp thuế chịu trách nhiệm về thông tin kê khai

Người nộp thuế tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc đăng ký, thay đổi người phụ thuộc và việc kê khai thu nhập của người phụ thuộc.

Doanh nghiệp phải lưu hồ sơ người phụ thuộc

Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các trường hợp theo quy định.

Ngoài ra, Thông tư 87/2026/TT-BTC cho phép cơ quan thuế khai thác dữ liệu từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Khi không khai thác được dữ liệu cần thiết, người nộp thuế mới phải cung cấp các giấy tờ liên quan theo quy định.

Bảng tóm tắt hồ sơ người phụ thuộc 2026

Kết luận

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh từ ngày 01/7/2026 không chỉ giúp người lao động bảo đảm quyền lợi về thuế TNCN mà còn giúp bộ phận kế toán hạn chế rủi ro khi kiểm tra và quyết toán thuế.

Đặc biệt, kế toán cần lưu ý quy định mới đối với cá nhân khác không nơi nương tựa: người phụ thuộc phải sống cùng người nộp thuế và thuộc trường hợp người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định.

Khi tiếp nhận hồ sơ từ người lao động, doanh nghiệp nên kiểm tra theo đúng từng nhóm đối tượng, đối chiếu giấy tờ chứng minh quan hệ, điều kiện thu nhập, khả năng lao động và các mẫu đăng ký áp dụng từ 01/7/2026.