Trong thời đại chuyển đổi số, mọi hoạt động quản trị, kế toán, thuế đều đang dịch chuyển mạnh mẽ từ hình thức truyền thống sang số hóa. Một trong những điểm nổi bật chính là việc áp dụng chứng từ điện tử thay thế chứng từ giấy.
Theo Bộ Tài chính, 99% doanh nghiệp tại Việt Nam đã áp dụng hóa đơn điện tử. Không chỉ dừng lại ở hóa đơn, các loại chứng từ điện tử khác như phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng điện tử cũng ngày càng phổ biến. Vậy chứng từ điện tử là gì? Có lợi ích gì và được pháp luật quy định ra sao?
Chứng từ điện tử là gì?
Theo Luật Giao dịch điện tử 2005 (sửa đổi 2023), chứng từ điện tử là thông điệp dữ liệu được tạo, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy nếu:
-
Thông tin đảm bảo toàn vẹn, không bị thay đổi.
-
Có thể truy cập, kiểm tra khi cần thiết.
Một số loại chứng từ điện tử phổ biến:
-
Hóa đơn điện tử.
-
Phiếu thu, phiếu chi điện tử.
-
Biên bản điện tử.
-
Hợp đồng điện tử.
-
Chứng từ kế toán tài chính khác.
👉 Ví dụ: Một công ty bán hàng phát hành hóa đơn điện tử có chữ ký số và gửi trực tiếp qua email cho khách hàng. Hóa đơn này có giá trị pháp lý ngang với hóa đơn giấy.
Cơ sở pháp lý của chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử được công nhận và điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật:
-
Luật Giao dịch điện tử 2005 (sửa đổi 2023).
-
Luật Kế toán 2015.
-
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
-
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử.
Theo đó, chứng từ điện tử được phép sử dụng trong mọi hoạt động kế toán, kê khai thuế và giao dịch thương mại.
👉 Tham khảo thêm: Luật Giao dịch điện tử trên Wikipedia (external link dofollow).
Lợi ích khi sử dụng chứng từ điện tử
1. Tiết kiệm chi phí
-
Giảm chi phí giấy, mực, vận chuyển, lưu kho.
-
Một doanh nghiệp vừa có thể tiết kiệm 30–50% chi phí văn phòng/năm.
2. Tăng tốc độ xử lý
-
Gửi nhận chứng từ chỉ mất vài giây.
-
Không phụ thuộc địa lý.
3. Bảo mật cao
-
Sử dụng chữ ký số, mã hóa dữ liệu.
-
Hạn chế rủi ro giả mạo.
4. Quản lý thuận tiện
-
Dễ dàng tìm kiếm theo số chứng từ, thời gian, khách hàng.
-
Tránh thất lạc, lưu trữ an toàn trên hệ thống điện tử.
5. Tuân thủ pháp luật
-
Được pháp luật công nhận.
-
Đáp ứng yêu cầu quản lý minh bạch từ cơ quan thuế.
Cách áp dụng chứng từ điện tử cho doanh nghiệp
Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
-
Đăng ký chữ ký số hợp pháp.
-
Chọn phần mềm chứng từ điện tử được Bộ Tài chính chứng nhận.
-
Đào tạo nhân viên kế toán – hành chính.
-
Xây dựng quy trình nội bộ: lập, ký, gửi, lưu trữ.
-
Kết nối hệ thống với cơ quan thuế để đảm bảo minh bạch.
📌 Ví dụ: Một công ty thương mại tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử với hệ thống quản lý bán hàng. Khi khách đặt hàng, hóa đơn được phát hành và gửi đi tự động.
Thách thức khi triển khai chứng từ điện tử
Dù mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp có thể gặp một số khó khăn:
-
Chi phí đầu tư ban đầu: mua phần mềm, chữ ký số.
-
Thói quen dùng chứng từ giấy: nhân sự cần thời gian thích nghi.
-
Rủi ro bảo mật: nếu hệ thống yếu kém, dễ bị tấn công mạng.
Giải pháp: Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có chứng nhận để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Xu hướng chứng từ điện tử trong tương lai
Trong bối cảnh hội nhập, chứng từ điện tử sẽ ngày càng phát triển:
-
100% doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử.
-
Hợp đồng điện tử trở thành chuẩn mực.
-
AI và Blockchain được áp dụng để kiểm tra, lưu trữ minh bạch.
-
Xem thêm: KHAI THUẾ ĐỐI VỚI HỘ KINH DOANH, CÁ NHÂN KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI.
-
Tham khảo: Cách xử lý hoá đơn ghi sai đã kê khai
Chứng từ điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch tài chính. Đây là công cụ bắt buộc trong tiến trình chuyển đổi số, đồng thời là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp hiện đại.
👉 Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm giải pháp triển khai chứng từ điện tử, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và áp dụng ngay hôm nay.
